【問對管理】工作技能進階：企業中層PPT速成法

升到中層管理級別的職場人士，工作離不開PPT。一般PPT文檔用途可以分為兩種：一種是作為演講或者匯報時的輔助工具，幫助更好的傳導信息；另一種則是直接作為閱讀材料，如工作總結、匯報材料等等。就作為演講和匯報的輔助工具而言，PPT起到的作用是：幫助用戶理解演講的邏輯、利用文字、圖表或者視頻更好的傳遞信息、吸引用戶注意力并且減輕演講者記憶負擔等等。

制作一個好的PPT文檔，首先要明確文檔的創作目標，另外，還需要注意PPT寫作的結構順序、語言以及圖表使用幾個環節。

1、結構順序：首先需要突出重點，演講中的其余部分都需要圍繞這個重點展開，讓聽眾很容易抓住邏輯脈絡。至于重點突出的位置，可以選擇開門見山，也可以選擇推導式的方式，當然這種情況通常僅僅適用于方案有爭議、需要反復論證的情況。

2、語言：每一頁PPT都需要在主題上清楚表達核心信息，讓人一目了然，盡可能用文字，內容則可以輔以圖表等。文字一定要精練，要記住PPT不是簡單的把word拆成好幾頁。另外每個要點描述不要超過兩行，盡可能用簡練的語言概括，同時每一頁PPT中的字體大小應當盡量控制在三種以內，否則容易顯得紊亂，讓人覺得不夠專業。

3、圖表：PPT中有相當豐富的圖表功能，圖表的使用目的一定是為了更好地傳遞信息，而不是讓聽眾耳暈目眩，所以要盡量簡潔明了，不能太華麗，更需要注意在投影之后不能太小，不能期待聽眾都帶著望遠鏡。

此外，在使用PPT時也有不少注意事項，最關鍵的一點在于切莫本末倒置，主次顛倒，讓PPT成為了會議或者演說的主角，使用人反而成了個放映幻燈片的角色。其中包括：

1、姿勢儀態方面：PPT使用者絕對不可以背對著聽眾面朝著PPT投影片自言自語，除非需要特別展示一下后背的著裝，否則很容易讓人缺乏耐心繼續聽下去。面對聽眾，當且僅當需要強調PPT中無法用語言說明的圖表示例時可以側身指示——以提醒聽眾注意，否則都應當讓聽眾看到你的眼睛。

2、配合演說方面：既然選擇了使用PPT作為輔助工具，自然需要將工具用的恰到好處才行。除了可以便于暫時走神或者離開的聽眾連貫地聽你的演講，更重要的是可以更生動、更形象的將一些語言難以表述的東西展示出來，所以使用PPT的時候一定要根據演講的進度合理的翻頁，過快、過慢都會影響效果。

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