【問對管理】案例分析：如何組建一個新部門

中小型企業發展到一定程度，都會面臨組建新部門的問題。問對網一用戶提問：“公司新成立一個采購部門，應該怎么思考部門的組建問題”——這并不是個例。筆者在問題回答里，看到幾位采購專家的建議，把它們綜合起來，作為一個案例，展示一個新部門組建的方案。

任何新部門的組建工作，都會分成以下幾個步驟：

1. 部門定位

2. 部門的主要工作

3. 完成工作，所需的流程（崗位、職責）

4. 所需的組織架構（人員配置）、制度等

5. 具體的計劃

對于一個新的采購部，這五點也一樣：

1. 采購部的定位。采購部可以是主導型，也可以是協同性。主導型采購部，是采購制度的制定者，是采購過程的主導者，對采購流程各主要環節都起到領導地位。例如：供應商由采購部確定，合同由采購部草擬審批，供應商評估由采購部負責。而協調型采購部，定位為需求部門的服務支持者，例如：需求部門確定供應商后，采購部只負責價格談判，而不參與供應商選擇。

2. 采購范圍。一般以采購目錄的形式進行管理。各企業，尤其是生產型企業，采購的物流種類繁多，必須分門別類進行管理。以便對于不同類別進行差異化管理。例如：采購目錄上可能有一些大類，如線材、模具、板材、涂料等等。除了物料清單，還需預估采購量。因為采購量直接影響人員配置。

3. 采購流程。從年度采購需求規劃、到需求發起、招標、確定供應商、審批、簽訂采購合同、供應商配送入庫、到付款，各個環節需要哪些部門哪些崗位的參與，誰負責，誰確認，誰審核，都需要有章可循。采購流程變化很多，例如招標流程和詢價流程就非常不一樣。

4. 組織架構、制度優化。了解了采購范圍和不同物料的采購規律(批次、單次采購量等），梳理好采購流程，才能了解采購部各個崗位需要多少人手。根據采購流程，可以確定各崗位需要多少人手。采購流程是采購制度中的重要部分，除此之外，采購制度還需包括采購中的一些原則，例如審批原則、供應商資質審核和評估機制、付款憑證等等。

5. 具體計劃。部門組建需要分階段還是一次到位？因為一次到位，對于一個新成立的部門難度非常大，可能讓采購部剛成立就成為全公司采購流程的瓶頸，而人員尚未全部到崗，與其他部門的配合也尚不默契，采購流程還存在問題，這時極容易被很多部門攻擊。要知道集中采購直接影響很多人的利益！因此常采用分階段的方式，逐步從各部門收回采購決策權，邊工作，邊優化，邊擴大采購范圍。如果采取分階段的方式，必須對各階段有清晰的定位和目標。并對各部分作出詳細的工作計劃。

另外，采購結果的報告與評估。這一點非常重要，很多公司往往會忽視。在新建采購部的決策、采購部績效評估上，采購結果分析至關重要。

來源：問對網
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