【問對職場】新人必修課：怎么向領導做工作報告

不止一次碰到有同學向Peggy抱怨：“為什么總是要寫這些討厭的報告，干完活了難道還不夠嗎？”，似乎這些paper work看上去有些多余，有點額外增加工作量的味道了。當然，這里Peggy不想去討論paper work的必要性，只是看到過不少花十分鐘也不容易抓住中心思想的報告，于是相信有的同學不愿意寫工作總結的很大一部分原因，是因為其實還沒有完全想清楚該如何下筆？不信你看看下面的小例子，是不是有點眼熟呢？

假設你被安排去采購一些日雜用品，回來之后這樣匯報：

“今天一出門就開始下雨，我花了好大的力氣才按照你的要求買回了這些東西，還弄得一身臟兮兮的。你看，這是牛奶、透明膠帶、餅干、胡蘿卜、雞蛋、西蘭花、香菇、面粉、鹽、油，還有筆記本和尺子。哦！對了，你要的葡萄、蘋果和西瓜沒有買到，今天水果攤位沒有開門。”

如果你的上司是你親愛的媽媽，你自然不會被打屁股，因為媽媽總是有無限的耐心和時間聽你解釋，并且永遠甘愿替你整理扔在地上這一堆雜物，可是職場是殘酷的，上司總是缺乏耐心喜歡鉆牛角尖的，如果你不想自己的報告被扔出來重寫，至少要記住以下“十二真經”：

1、抓重點：不相關的信息不要寫（relevant）。比如“弄得一身臟兮兮的”，就好比你在報告中一再強調自己為了這項工作加班了多少多少天多么多么辛苦，如果沒有特殊情況是不需要體現在報告中的（當然你可以通過其他方式強調一下），因為其實領導真的一點都不關心這個。

2、講先后：最重要的信息放最前面（first thing comes first）。通常領導的時間都是有限的，要盡可能的站在領導的角度考慮，如果沒有時間閱讀全文怎么辦呢？是不是應該像小時候提煉中心思想一樣把最關鍵的總結用最精練的語言寫在工作總結的最開頭呢？這其實就要求你自己對所做的工作有邏輯的梳理一下，當然如何提煉中心思想、并且做到邏輯清晰，可以參考《提高溝通能力最有效的方法：金字塔原則》，這里就不贅述。但切記，不要以小時候寫日記的形式開頭，我們都知道那個時候多半是迫于無奈湊字數的……

3、擺事實：要以事實為基礎，有理有據有節（ask why）。不要丟給領導一個沒有解釋的結果。沒有買到水果，為什么沒有買到，因為水果店沒有開門，為什么沒有開門，因為下暴雨天氣不好，周圍的小型水果攤位都沒法正常營業，那什么時候能夠正常營業，等到明天不下暴雨了就可以正常營業了。

4、做總結：要善于總結和進步（so-what）。為了充分顯示你是一個勤于思考、積極要求進步的好孩子，一定要學會吃一塹長一智，要學會用這些詞語造句：“通過……我們學會了……”、“……事件給我們的啟示是……”、“今后我們將……”等等。

所以，正確的匯報方式應該是：

“今天完成了采購清單中的80%任務，剩余20%未完成任務全部歸屬于水果科目（葡萄、蘋果和西瓜），主要原因是天氣影響附近的水果攤位集體停業，明天才恢復正常營業，預計可在明天中午之前完成剩余的水果采購任務。下面是已完成的采購詳情：

1、日用食品（完成率100%）：牛奶、餅干、雞蛋、面粉、鹽、油

2、蔬菜（完成率100%）：胡蘿卜、西蘭花、香菇

3、文具（完成率100%）：透明膠帶、筆記本、尺子

總結今天的采購，由于自己沒有準確預計到惡劣天氣可能對采購活動造成的影響，并且缺乏對突發暴雨情況的臨時應變能力，導致今天的采購任務僅完成了80%。汲取今天的教訓，下回出門之前應當注意查看天氣預報，如果天氣惡劣則可以選擇駕車前往較遠的大型購物中心集中采購，這樣能夠更有效的完成采購任務。”

當然，修煉了“十二真經”也許只是做到了60分，不至于被領導一巴掌拍回來而已。要想做到90分甚至更高，就需要在文章的結構和措詞上再多下工夫，這方面強烈建議大家學習麥肯錫的金字塔理論，定能有所裨益……

來源：問對網
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