【問對職場】避免擺烏龍：新人如何寫會議通知

你是不是也接到過這樣的會議通知，莫名其妙的出現在你的郵箱里，陌生的聯系人發來的關于陌生的主題的會議邀請？Peggy可是時常有見到哦，然后需要四處打聽一圈才能搞清楚是不是發錯了郵件……作為職場新人，被領導要求“通知同事開個會”，這種事情可以說是再平常不過的了，可是如果不小心也給別人發了份“莫名其妙”的會議通知，下回再見面時提起“哦……你就是上回發那個會議通知的某某某呀”，豈不是尷尬至極？那怎樣才能寫好一份合格的會議通知呢？別著急，排排坐，聽Peggy細細道來。

其實倒也不難，還記得咱們小時候寫作文，語文老師是怎么再三強調的嗎？——時間、地點、人物，起因、經過、結果！沒錯，就是這些，稍加變化就成了我們會議通知不可或缺的“五要素”了，悔不該當初上學沒有認真聽講了吧，嘿嘿。

首先是郵件主題。郵件主題里需要寫明“中心思想”+“時間”+“地點”。為什么是這三點？因為要考慮到被通知人也許工作繁忙沒有時間仔細閱讀你的會議通知內容，或者不便于打開郵件全文（比如在網速慢的地方用手機登陸公司郵箱），所以需要在電子郵件標題里寫清楚最為關鍵的會議主題（也就是“中心思想”），便于被通知人決定是否參加。另外“時間”和“地點”則便于被通知人決定參加后迅速獲取與會信息。千萬不要簡單的寫上“會議通知”這四個萬金油哦，Peggy每次看到都覺得瀑布汗……

接下來就是會議通知的正文了。通常情況下，可以將時間、地點、人物（與會人員）、會議主題這四個關鍵信息再次以簡明清晰的格式寫在通知的開頭。目的同樣是為了便于被通知人更快捷的獲取所需信息：

1、時間：什么時候開始？什么時候結束？

2、地點：在哪兒開？

3、人物：都有誰會參加這次會議？

4、主題：會議的議題是什么？主要討論什么內容？

5、接下來就需要寫清楚具體內容了，包括：

5.1“起因”：為什么需要開會討論這個主題，討論這個主題的目的何在，起碼讓被通知人知道這不是為了開會而開會（哪怕事實上就是如此，至少也得裝裱裝裱不是么）

5.2“議程（經過）”：是指會議進程。會議當中的時間安排，每一個時間段內的主要動作以及相關負責人都要寫清楚。如果需要提醒相關責任人做相應的前期準備的，也可以在這里強調性的標注一下（比如紅色highlight以引起注意）。

5.3“結果”：是指這次會議預期將達成什么共識、產生什么樣的影響，或者下一步行動是什么。

5.4“提醒”：如果還有附帶的資料需要提前閱讀，也可以在正文最后提及，并且最好能夠簡單概括一下每個附件的主要內容是什么，哪些相關人員可能需要閱讀。

總之，會議通知這種“應用文”的目的就是讓被通知人快速、清晰的獲得主要信息，并在時間和條件允許的情況下得以掌握會議的緣由、目的和主要議程。只要準確表述這五大要素，相信你的會議通知作業一定會及格的哦！

來源：問對網
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